İstanbul merkezli, 7 farklı şirketten oluşan 850 çalışanlı bir holding. Eski sistem: file server’da 12 TB Word/Excel/PDF, klasör derinliği 14 seviyeye varan kaos, “bu dökümanın son halini kim yaptı” sorusu cevapsız. SharePoint Online + Microsoft 365’e geçiş 6 ayda tamamlandı. Bu yazı o projeden notlar.

Information Architecture: Hub & Spoke

Eski yaklaşım: Tek mega-site, tüm departmanlar alt klasörler. Performance kötü, izin yönetimi imkansız, search’ten çıkmıyor.

Modern yaklaşım: Hub & spoke. Her departman/şirket kendi site’ı (spoke), şirketin “tek pencere” portalı hub site.

Holding Hub (intranet portal)
├── İK Hub
│   ├── İK - Şirket A
│   ├── İK - Şirket B
│   ├── Bordro
│   └── Politikalar
├── Finans Hub
│   ├── Muhasebe
│   ├── Bütçe
│   └── Raporlama
├── Satış Hub
│   ├── Şirket A Satış
│   ├── Şirket B Satış
│   └── CRM Dökümanlar
├── BT Hub
│   ├── Politikalar
│   ├── Knowledge Base
│   └── Yardım Masası

Her hub ortak navigation, branding, search scope sağlıyor. Spoke site’lar kendi izin modeline sahip.

Site Tipleri Seçimi

Site tipi	Kullanım
Communication site	İntranet portal, duyuru, broadcast
Team site (M365 Group bağlı)	Departman, proje, küçük takım
Hub site	İlişkili site’ları gruplama, ortak nav

Holding intranet → Communication site. Departmanlar → Team site. Çoklu departmanı bağlayan portal → Hub.

Content Type ve Metadata

Klasör derinliği yerine metadata. “Bu dosya hangi şirket / hangi departman / hangi yıl / hangi tip” — bu bilgiler dosya path’inde değil, metadata field’ında.

Tanımlanan content type’lar:

• Sözleşme (alanlar: müşteri, başlangıç, bitiş, tutar, durum, sorumlu)
• Fatura (alanlar: müşteri, tarih, tutar, KDV, durum)
• Toplantı Notları (alanlar: tarih, katılımcılar, karar, sorumlu)
• Proje Dökümanı (alanlar: proje, faz, sorumlu, durum)
• İK Politikası (alanlar: politika tipi, geçerli tarih, onaylayan)

Her dosya yüklendiğinde content type seçiliyor, ilgili field’lar dolduruluyor. Filter, sort, search bu field’lara göre.

Search Relevance Tuning

SharePoint search varsayılan iyi ama tuning ile çok daha verimli. Yapılan ayarlamalar:

• Promoted results: “İK politikası” arandığında en üstte İK hub’ı görünüyor
• Synonyms: “ik” ile “insan kaynakları” eşdeğer kabul ediliyor; “muhasebe” + “finans” + “mali”
• Refiners: Sol tarafta filter chip’leri (Şirket, Departman, Tarih, Content Type, Author)
• Result types: Excel sonuçlarında preview thumbnail; PowerPoint sonuçlarında slide preview

Permission Model

İzin filozofisi: Site bazlı, küme bazlı (M365 Group), istisnai durumlarda dosya bazlı (mümkün olduğunca kaçınılır).

Rol	İzinler
Visitor	Sadece okuma
Member	Okuma + ekleme + düzenleme
Owner	Tam yetki + izin yönetimi

Holding örneği: “Finans” team site member’ı = M365 Group “Finans Departmanı” (28 kişi). Site izni manuel verilmiyor, kişi gruba eklenince otomatik izin alıyor, gruptan çıkarılınca otomatik kayboluyor.

External Sharing Kontrolü

Default M365 tenant tüm domain’lere external sharing açık. KVKK ve şirket politikası nedeniyle kısıtlama:

# Tenant-level external sharing: yeni guest'leri sadece beyaz listedeki domain'lerden
Set-SPOTenant -SharingDomainRestrictionMode AllowList `
  -SharingAllowedDomainList "muhasebe-firma.com.tr;hukuk-burosu.com.tr"

# External user expiration: 60 gün sonra otomatik
Set-SPOTenant -ExternalUserExpirationRequired $true `
  -ExternalUserExpireInDays 60

# External sharing only at site level (default off, manuel açılır)
Set-SPOTenant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Site level’da: HR, Finans gibi hassas site’larda external sharing kapalı; Marketing/Satış gibi açık olabilir.

Versioning ve Co-Authoring

Library’lerde major + minor versioning aktif. Default 500 version retain. Co-authoring sayesinde aynı Excel/Word’de 5 kişi aynı anda çalışabiliyor (sahada en sevilen özellik).

OneDrive vs SharePoint: Nereye Ne Konur

Veri tipi	Yer
Kişisel çalışma dökümanları	OneDrive
Departman ortak dökümanlar	SharePoint Team Site
Şirket geneli politika, duyuru	SharePoint Communication Site (intranet)
Proje dökümanları	Teams kanalı (SharePoint backed)

Sahada Düşülen Üç Tuzak

1. Eski klasör yapısını kopyalamak: File server’dan SharePoint’e 14 seviyeli klasör kopyalanırsa fayda yok. Migration sırasında metadata-driven yapıya refactor.
2. İzin yönetimini disiplinsiz başlatmak: Her dosyaya özel izin = haftada 100+ izin sorgusu. Group-based izin disiplini şart.
3. External sharing’i kapalı tutmak: Bazı şirketler “hiç kimseye paylaşma” diyor, kullanıcılar email ile dosya gönderiyor (asıl güvenlik kaybı). Kontrollü açık tut.

CloudSpark olarak SharePoint Online migration, intranet portal tasarımı, content type modeling, KVKK-uyumlu external sharing politikaları için danışmanlık veriyoruz.