Bartın merkezli, gıda + perakende + lojistik 3 alt şirketi olan bir holdingin genel müdürlük (GM) ofisinde 80 kullanıcılı 4 aylık M365 Copilot pilotu yürütüldü. Bu yazı lisans, kullanım, eğitim, ROI ölçüm sahasının notlarını paylaşıyor.
M365 Copilot Lisansı
| Konu | Detay |
|---|---|
| Fiyat | $30/user/ay (yıllık taahhüt) |
| Önkoşul lisans | M365 E3, E5, Business Standard, Business Premium, F3 (sınırlı) |
| Add-on alımı | EA / CSP / Direct |
| Min sayı | Yok (1 user’dan başlanabilir) |
| Tenant koşul | OneDrive aktif, Search index hazır, content classification ideal |
Pilot için 80 user × $30 = $2.400/ay × 4 ay = $9.600 yatırım.
Kullanıcı Profili
| Departman | Kullanıcı sayısı | Beklenen yarar |
|---|---|---|
| Üst yönetim (CEO + 4 GM) | 5 | Toplantı özeti, executive raporlama |
| Finans + raporlama | 14 | Excel formül + analiz, sunum |
| İK | 8 | Mail draft, doküman özet, JD yazma |
| Hukuk | 4 | Sözleşme özet, e-posta draft |
| Pazarlama + İletişim | 12 | İçerik üretim, sunum, redaksiyon |
| Operasyon + lojistik müdürleri | 18 | Toplantı özeti, Teams chat özet, mail |
| Satış müdürleri | 11 | CRM özetleri, müşteri özeti, mail |
| Asistan + sekreterler | 8 | Toplantı özeti, gündem, e-posta |
Pilot Aşamaları
Hafta 1-2: Hazırlık
- Tenant readiness check (Search, OneDrive, SharePoint permission audit)
- Sensitivity label ve DLP politika gözden geçirme
- Eğitim materyali hazırlık
- Kullanıcı seçim + iletişim
Hafta 3-4: Eğitim
- 2 saatlik temel eğitim (canlı, departman bazlı 6 grup)
- Prompt yazma rehberi (departman senaryoları)
- Hands-on lab
- Champion seçimi (her departmandan 1 kişi)
Hafta 5-12: Aktif Kullanım
- Haftalık 1 saatlik departman bazlı paylaşım toplantıları
- “Copilot of the Week” — en iyi kullanım örneği
- Telemetry: Microsoft Copilot Dashboard
Hafta 13-16: Ölçüm + Karar
- Anket (her user)
- Yapılan iş ölçümü
- ROI hesabı
- Genişletme kararı
Gerçek Kullanım Senaryoları
Üst Yönetim
- Teams meeting recap: Toplantı sonu özet + aksiyon listesi → otomatik mail
- Outlook: Uzun mail thread’in özetini al (“son 8 yanıtı 5 satırda özetle”)
- Word: Aylık yönetim raporu draft (Excel’deki finansal verilerle)
Finans
- Excel: “Bu listenin top 10 müşterisini bul, sezonluk trend göster” → formula + chart
- PowerPoint: Word raporu → executive sunum (3-5 slayt)
- Outlook: Bütçe sapma açıklama mailleri draft
İK
- Word: Job description draft (departman + seviye bazlı)
- Outlook: Aday red maili nazik versiyon
- Teams: İK politika sorularına dahili FAQ üretme
Hukuk
- Word: Sözleşme şablonundan müşteriye özel taslak
- Outlook: Sözleşme onayı talep mailleri
- Word: Uzun sözleşme özet + risk maddeleri vurgu
Telemetry (Copilot Dashboard)
| Metrik | Hafta 4 | Hafta 12 |
|---|---|---|
| Aktif kullanıcı (haftalık) | %~~38 | %~~84 |
| Ortalama prompt/user/hafta | ~~6 | ~~28 |
| En çok kullanılan app | Outlook | Outlook + Teams + Word |
| Word’de copilot kullanım oranı | %~~22 | %~~71 |
| Excel’de copilot kullanım oranı | %~~18 | %~~52 |
Anket Sonuçları
| Soru | Skor (5 üzerinden) |
|---|---|
| Genel memnuniyet | 4.1 |
| İş hızlandırdı mı? | 4.3 |
| İş kalitesini artırdı mı? | 3.6 |
| Devam etmek ister misiniz? | 4.5 (%~~88 evet) |
| Departman arkadaşlarına önerir misiniz? | 4.2 |
Self-reported tasarruf: kullanıcı başı haftalık ortalama ~~5.4 saat (en çok 11 saat, en az 1.2 saat).
ROI Hesabı
| Kalem | Aylık |
|---|---|
| Lisans (80 user × $30) | $2.400 |
| Eğitim + champion (allocate) | $800 |
| Toplam maliyet | $3.200 |
| Tasarruf (80 user × ~~5.4h × ~~4 hafta × ~~$22 saat) | ~~$38K |
| Net fayda | ~~$34.800/ay |
Karar: Genişletme
Pilot başarılı → 4 ayda 80 → 240 user’a genişletme kararı. Sıradaki dalga: alt şirket finans + İK + müdür seviyesi.
Sahada Düşülen Üç Tuzak
- Eğitim olmadan dağıtmak: Lisans verilir, kullanım %~~10’da kalır. Departman bazlı senaryolu eğitim şart.
- Tenant readiness’i atlamak: SharePoint permission’lar gevşek (Everyone read), Copilot hassas dökümanları özetleyebilir. Önce permission audit + sensitivity label.
- ROI ölçmemek: 6 ay sonra “değdi mi?” diye sorulduğunda subjective cevap. Telemetry + anket + saat tasarrufu birlikte ölçülmeli.
CloudSpark olarak M365 Copilot pilot tasarımı, tenant readiness assessment, departman bazlı kullanım eğitimi, governance + sensitivity label politikası ve ROI ölçüm framework için danışmanlık veriyoruz.
