Konya’da 28 yıllık bir otomotiv yedek parça toptancısı: 4 ayrı depo, 12.400 farklı SKU, günlük 380 sevkiyat, 22 satış temsilcisi sahada. Excel + manuel kayıt sistemi yetmiyordu — sayım farkları yıllık 850 bin TL’ye dayanmıştı. SAP B1 Envanter ve Depo Yönetimi modülünü 5 ayda kurduk. Bu yazı o projeden notlar.

Mevcut Durumun Analizi

İlk hafta yapılan envanter sayımında bulgular:

• Excel’de 12.400 satır, 7 farklı kişi tarafından girdi yapılıyor — sürüm karmaşası
• 4 depo arasında transfer kayıt dışı %23
• Stok kart bazında ortalama %4.2 sayım farkı (eksik veya fazla)
• “Yer bilgisi” alanı yok — bir parçayı bulmak için 3-15 dakika
• FIFO/LIFO yok, lot bazında takip yok — kalite şikayeti olduğunda hangi sevkiyat olduğu belirsiz

SAP B1 Modül Mimarisi

Üç ana bileşen:

• Item Master Data: SKU kart bilgileri (kod, açıklama, marka, model, OEM kodu, ölçü, birim, GTIP, lot/serial yönetimi)
• Warehouse Master Data: Depo tanımı (Ana depo, Bayi A, Bayi B, Servis stoğu)
• Bin Locations: Depo içi konum (Raf 03, Bölme 12, Kat 2). 12.400 SKU için 1.840 bin location tanımlandı.

Bin Location Stratejisi

Hierarchical naming: SUBLOC-AISLE-SHELF-BIN. Örnek: A1-03-04-12 = Ana depo, koridor 3, raf 4, bölme 12.

Tip	Kullanım	Sayı
Picking bin	Sık dönen ürün, yer seviyesinde	620
Reserve bin	Stok depolama, üst raf	980
Inbound staging	Mal kabul alanı	40
Outbound staging	Sevkiyat alanı	40
Quality hold	Karantina	20
Fast-mover zone	Top 200 hızlı SKU	140

ABC Analizi ile Yerleşim Optimizasyonu

SAP’den son 6 aylık satış verisi çekildi, ABC sınıflandırma yapıldı:

• A class (top %15 SKU, ciro %75’ini yapıyor): Mal kabul kapısına en yakın bin’lere taşındı. Picker yürüme mesafesi %62 azaldı.
• B class (sonraki %30 SKU, ciro %20): Orta zonda.
• C class (kalan %55 SKU, ciro %5): Üst raflarda, uzak köşede. Yılda 1-2 satılan SKU’lar.

Depo verimliliği ölçülen metrik: order-to-pick süresi. Eski sistem ortalama 14 dakika, yeni sistem 4 dakika. 250 sevkiyat/gün × 10 dk tasarruf = 2.500 dk = 41 saat/gün ekip kapasitesi kazandı.

Barkod Entegrasyonu

Mal kabul, sayım, picking, sevkiyat: el terminali (Honeywell EDA52) + SAP B1 mobil app. Barkod okunca SKU tanımlanıyor, SAP’ye direkt yazıyor.

# SAP B1 SDK ile barkod handler örnek
function OnItemBarcodeScanned(barcode) {
  var item = oCompany.GetBusinessObjectByXMLString(
    "<Items><ItemCode>" + barcode + "</ItemCode></Items>"
  );
  if (item) {
    UpdatePickingDocument(currentDocEntry, item.ItemCode, 1);
    PlayBeepSound("ok");
  } else {
    PlayBeepSound("error");
    ShowMessage("SKU bulunamadı: " + barcode);
  }
}

Her SKU için iç barkod (Code-128) yapıştırıldı. OEM (Bosch, Mando) kendi barkodlarına da SAP’de cross-reference tanımlı; tedarikçi gönderdiği barkod okunduğunda SAP otomatik kendi SKU’na map ediyor.

Sayım Disiplini: Cycle Count

Yılda bir yapılan tam sayım yetersiz. Cycle counting: her gün belirli SKU’lar sayılır, yıl içinde tüm SKU’lar 2-3 kez denetlenir.

Sınıf	Sayım sıklığı
A class	3 ayda bir
B class	6 ayda bir
C class	Yılda bir
Yüksek değer (parça birim fiyatı > 5.000 TL)	Aylık

Mobil uygulama her sabah o günün cycle count listesini terminalere düşürüyor. Personel listeyi tamamlamadan başka iş yapamıyor (workflow kilit).

Lot ve Seri Numarası

Yedek parçada en kritik konu: garanti ve hatalı parça takibi. Üretici partilerini lot bazında takip ediyoruz.

• Bir parça kaliteden döndüğünde, hangi tedarikçi, hangi lot, hangi tarihte alındı bilebilmek lazım
• OEM recall’larında etkilenen lot’a ait satışları çıkarmak
• Hatalı lot için tedarikçiden iade veya kredi notu

SAP B1 Lot Management aktif, satış faturasında lot numarası görünür, müşteriye lot ile birlikte sevk edilir.

FIFO ve Moving Average

Stok değerleme: Türkiye muhasebe ortamında genellikle Moving Average kullanılıyor, vergi mevzuatına uygun. SAP B1’de değerleme yöntemi item bazında seçilebilir.

Bizim müşterimizde:

• Standart yedek parça (uzun raf ömrü) → Moving Average
• Yağ, sıvı, conta (raf ömrü < 2 yıl) → FIFO (önce gelen önce çıksın disiplinı)

Sahada Düşülen Üç Tuzak

1. Bin location’ı baştan oluşturmamak: Sonradan retrofit yapmak çok zor. Migration başında her SKU için fiziksel adres tanımla.
2. Personeli teknolojiye eğitmemek: 50 yaşındaki depo şefi terminalle barışmadıysa sistem işlemiyor. 8 saat eğitim + 2 hafta yan-yana destek planla.
3. Min/Max stock seviyesi tanımlamamak: Tedarik planlama bozuk. Her SKU için lead time bazlı min/max kalibre et.

Sonuçlar

Metrik	Eski	Yeni
Sayım farkı (yıllık)	850.000 TL	92.000 TL
Order-to-pick süresi	14 dk	4 dk
Stok devir hızı (yıllık)	3.2	5.1
Out-of-stock vakası (aylık)	87	14
Müşteri şikayeti (yanlış parça)	23/ay	3/ay

CloudSpark olarak SAP B1 Envanter & Depo modülü implementasyon, barkod terminal entegrasyonu, mobil sayım uygulaması ve depo yerleşim optimizasyonu projeleri için danışmanlık veriyoruz.